Kort introduksjon om Workplace

Kort introduksjon om Workplace

Litt overordnet om hva Workplace kan gjøre for organisasjoner​.

Først bør vi fortelle litt om produktet og hvordan det fungerer.​ Work­place er akkurat som Face­book, men for arbeids­plasser. Først og fremst handler det om folk og ikke om orga­ni­sa­sjons­kart. Så det du ser er det folk skaper, deler, reagerer på og kommen­terer. ​

Folk er mer tilbøye­lige til å ta hensyn til og enga­sjere seg med innhold som er publi­sert av en person, ikke en anonym profil.​

Nyhets­opp­da­te­ringen på Work­place kjenner en fra Face­book. Den viser infor­ma­sjon du bryr deg om, som hjelper deg med å bli mer produktiv og funk­sjoner med trender som viser deg hva som er viktig i hele orga­ni­sa­sjonen.​ Det handler om grupper på Work­place i stedet for å legge ut sosiale histo­rier til vennene dine.​ Det er fornuftig fordi på jobb har infor­ma­sjon å dele eller et prosjekt å jobbe med, da er det normalt med en bestemt gruppe mennesker, alt fra et lite team til hele selskapet.​

Workplace

Alle som bruker face­book vil kjenne seg igjen i Work­place. Vi har sett at selskaper ikke trengte å trene sine ansatte i å bruke Work­place fordi de alle­rede visste eksakt hva de skulle gjøre. /em>

Undersøkelser og ​Workplace live​

Og hva er alter­na­tivet? Det er mye å lære av system­ten­kere som Fran­cisco Varela, Humberto Matu­rana og Gregory Bateson eller en enklere tilnær­ming, se filmene: ”Pay it forward”, ”Butterfly effect”, eller ”Game of Thrones”. De viser hvordan omverden er et system der ting henger sammen, justerer du på en ting får det konse­kvenser andre steder. I ”Game of Thrones” ser man også at ledere med gode og tverr­fag­lige rela­sjoner er de som over­lever. Vi lever i en verden som blir aDagens orga­ni­sa­sjoner har i stor grad behov for å dele, til hele, eller deler av selskapet. Tradi­sjo­nelt gjøres dette gjennom epost, intranet, post-it lapper, eller i noen tilfeller, oppslags­tavler på perso­nalrom. ​

Workplace liveDette er i stor grad utda­terte infor­ma­sjons­ka­naler og det kan ikke garan­teres at infor­ma­sjonen når ut til alle ansatte i orga­ni­sa­sjonen. Det er også sjel­dent, og ikke minst vans­kelig, for folk å gi tilbake­mel­dinger.​

Work­place brukes nå i mange orga­ni­sa­sjoner som en erstat­ning for det vi omtaler som utda­terte kommu­ni­ka­sjons­me­toder. Eksempler på infor­ma­sjons­de­ling i Work­place er oppret­telse av menings­må­linger. ​

Her kan en gene­rere spørsmål som oppfordrer til delta­kelse og enga­sje­ment fra forskjel­lige deler av orga­ni­sa­sjonen. Live stre­aming er også en flott alter­nativ måte å dele infor­ma­sjon fra sentrale personer i orga­ni­sa­sjonen. ​

Dette er noe som skaper en mer personlig, og nærere rela­sjon til ledelsen.

Slike ting er enkelt å sette opp og hvem som helst kan starte ‘live’ videoer fra web eller mobil. Stør­relsen på orga­ni­sa­sjonen har ingen betyd­ning, du vil nå ut til alle, alltid.

Grupper for ​åpne diskusjoner ​og tilbakemeldinger​

Gjennom gruppe­funk­sjonen i Work­place kan folk komme med infor­ma­sjon og oppda­te­ringer på problemer direkte til den gruppen det gjelder. ​

Workplace groups Ønsker en oppda­te­ringer kan man kommen­tere posten og dermed enkelt følge frem­gangen gjennom varsler – akkurat på samme måte som med face­book. ​

I mange tilfeller er proble­mene bruke­rene opplever rela­tivt like. En fin funk­sjon for å samle svar og løsninger på slike type spørsmål er å bygge et oppslags­verk hvor brukerne raskt kan finne svarene på det de måtte lure på og også hjelpe hver­andre å komme med løsninger. ​

Så hvorfor er dette nyttig for orga­ni­sa­sjoner? ​
For å beskrive dette ønsker vi å dra frem et eksempel vi ønsker å dra frem er fra et tele­kom­mu­ni­ka­sjons selskap som gjennom bruk av grupper i Work­place redu­serte sin tids­bruk på IT supp­port fra tre ukers behand­lingstid til en dag. ​

Dokumenter og notater​

I løpet av en arbeidsdag bruker en store deler av tiden sin på å jobbe i team eller i prosjekt. La oss eksemp­li­fi­sere med å se for oss et prosjekt som en jobber med. ​

Prosjekt består gjerne av mange møter og mile­pæler. Og hva er oppskriften på en effektiv gjen­nom­fø­ring av et møte. Jo, en må ha forbe­redt en god agenda. Vanligvis er det lederen av prosjektet som setter agen­daen. ​

Men, si du har 20 mennesker på prosjektet, da tenger du en effektiv måte å samle innspill fra andre slik at møtet blir produk­tivt for alle som skal delta.​

Filer og notater er en flott måte å gjøre dette på. Her kan det legges til kule­punkter, numme­re­ringer, over­skrifter, uthe­vinger, under­stre­king, og mye mer. Om det er behov for å samar­beide i et doku­ment er det gjennom grupper mulig å jobbe i samme fil å redi­gere samtidig. ​

​Work­place er også tilpasset mobil­bruk, noe som gjør det enkelt for kolle­gaer som er på farten å se gjennom doku­menter uten å måtte zoome inn og ut slik en dess­verre ofte må når en skal jobbe med doku­menter på mobil­skjerm.​

Flerpartsgrupper – her styrker du relasjonen med kunder og leverandører​

Workplace flerpartsgrupperEnda større glede får du av Work­place dersom selskaper du jobber også er en del av platt­formen. ​

Du har nemlig mulig­heten til å opprette fler­parts­grupper hvor en på tvers av selskap kan holde seg oppda­tert og samar­beide mer effek­tivt. ​

Det skaper rela­sjoner til kunder og leve­ran­dører konkur­ren­tene dine ikke har.​

Formaterte​ innlegg​

Workplace formatere innleggNår man ønsker å dele notater fra møter, konfe­ranser eller lignende kan en i Work­place lage forma­terte innlegg slik at andre enkelt kan lese posten din. ​

Nå er det enklere å lese oppda­te­ringer, ikke bare på nett­ver­sjonen, men også på små skjermer slik som mobil­te­le­foner. ​

Det er viktig å lage innlegg med emne­felt, kule­punkter og numme­re­ring, inte­grerte hyper­linker og til og med @tagge personer i posten slik at de får varsel. ​

Automatisk oversetting​

Om du har et distri­buert selskap kan team som jobber på tvers av lande­grenser oppleve språk­bar­rierer som et hinder for kommu­ni­ka­sjons­flyten. ​

Si dine kolle­gaer i Japan ønsker å kommu­ni­sere på japansk, mens en selv ønsker norsk. ​

Ved å støtte over 100 forskjel­lige språk har Work­place gjort det mulig å over­sette innlegg kun med et taste­trykk. For mange distri­bu­erte selskaper er dette første gang teamene virkelig kan kommu­ni­sere godt internt.

Gruppechat​

Når det er behov for direkte kommu­ni­ka­sjon og raske svar med en kollega eller en mindre gruppe mennesker kan en bruke chat-funk­sjonen i Work­place. ​

I Work Chat kan en starte samtaler med hvem som helst i selskapet. Om en jobber med de samme mennes­kene på forskjel­lige prosjekter kan en holde disse trådene sepa­rate og dermed umid­del­bart vite hvilket prosjekt meldingen handler om og enkelt gi gruppen et eget navn. ​

Du vil se at Work Chat er som Messenger om du er fami­liær med det som kommu­ni­ka­sjons­kanal.​

Du kan sende anima­sjoner, @tagge kolle­gaer, sende bilder og mye, mye mer. ​

Og om du virkelig likte et innlegg på Work­place kan du bare like, kommen­tere eller reagere på meldingen – akkurat som på Face­book.

Videosamtaler​

I de tilfel­lene du har behov for å snakke med folk har du mulig­heten til å ringe med lyd eller video­sam­tale i Work chat uavhengig av om de bruker mobil app eller nett­siden på pc. Alt i HD. ​

Ved å bruke disse funk­sjo­nene i Work­place blir selskaper i stand til å gjøre tre essen­si­elle ting på et og samme sted.

Ta kontakt for et ufor­plik­tende møte – vi starter gjerne med et video­møte.

Kontakt oss

Oppsummering om Workplace

En liten oppsum­me­ring på hvorfor Work­place kan være viktig for deg og din orga­ni­sa­sjon:​

  • Det er kjent – vi har sett at selskaper ikke trengte å trene sine ansatte i å bruke Work­place fordi de alle­rede visste eksakt hva de skulle gjøre. ​
  • Mobil først – Vi jobbet med selskaper hvor 80 % av de ansatte ikke hadde digi­tale enheter knyttet opp mot selskapet og derfor hadde mobil som arbeids­verktøy. ​
  • Mobil­appen er en god måte å kommu­ni­sere internt og komme med tilbake­mel­dinger. ​
  • Work­place er laget på en måte som gjør det enkelt for selskapet å sette det opp for de ansatte. ​
  • Ved å bruke Work­place til å samar­beide, kunn­gjøre viktige nyheter og erstatte eksis­te­rende manu­elle prosesser blir dette verk­tøyet fort ‘hjertet’ i selskapet.
  • Sepa­rert og sikkert – Vi ser at folk ønsker å holde sitt person­lige og profe­sjo­nelle liv sepa­rert. De aller fleste ønsker ikke å dele familie- og ferie­bilder med kolle­gaer. ​
  • Work­place er ikke koblet til en Face­book-konto. Det er et helt adskilte systemer som møter kravene i person­verns­for­ord­ningen (GDPR)​.

Les også våre longread-artikler

  • Adopsjon

Adopsjon og ikke bare utrulling

Mange orga­ni­sa­sjoner bruker i dag flere samhand­lings­verktøy – Work­place av Face­book, Slack, Micro­soft-pakken, Yammer eller man har en gruppe på Face­book. For mange fungerer det kanskje ikke så bra som man håpet. Grunnen, man har bare imple­men­tert det, og ikke tenkt gjennom hvordan det blir tatt imot. Adop­sjonen av slike verktøy må gjøres riktig. I denne artik­kelen skal jeg dele erfa­rin­gene jeg har gjort meg rundt adop­sjon av samhand­lings­verktøy og en guide til hvordan du kan gjøre det.

Historien som førte til et neste generasjons teknologiselskap

Vi er tre venner som har jobbet for å hjelpe et global Tele­sel­skap (Telenor) fra å være et holding­sel­skap til å bli globalt selskap. Reisen startet etter at en av oss hadde full­ført sin doktor­grad i USA og ble invi­tert til å hjelpe selskapet forvalte sin kunn­skap bedre og konver­tere denne kunn­skapen til verdi for selskapet og omgi­vel­sene.

  • Hvem digitaliserer rådmennene? Designed by Rawpixel.com

Hvem digitaliserer rådmennene?

Har de kommu­nale leder­grup­pene kompe­tanse til å bryte ned barrie­rene og det tunge hierar­kiet de selv har bygget gjennom mange år? Ledere virker å være komfor­table med hierar­kiet, det er forut­sig­bart og lett og lede. Digi­ta­li­se­ring er noe som skjer lenger ned i orga­ni­sa­sjonen …

Last inn flere artikler